Với những ai sử dụng Microsoft Outlook lâu năm, chắc chắn không còn xa lạ gì với việc tạo thư mục để phân loại email. Với một thư mục Inbox trong Outlook phải chứa tổng hợp các loại email đến, tạo ra sự khó khăn trong tìm kiếm và quản lý. Vì vậy mọi người sẽ thường tạo Folder, đặt tên và thêm quy tắc Rules để gom và tự động phân loại các email có cùng một chủ đề hay cùng một nơi gửi đến vào thư mục trong Outlook.
1. Lợi ích khi tạo Folder và phân loại email trong Outlook
- Giúp bạn phân loại, gom các thư được gửi từ một địa chỉ vào một thư mục.
- Với nhiều đối tượng bạn có thể quản lý dễ dàng bằng việc tạo thư mục riêng cho mỗi đối tượng và đổ email vào.
- Giúp bạn tìm kiếm thư dễ dàng.
2. Tạo Folder trước khi thêm quy tắc Rules
Đầu tiên để có nơi chứa và bạn có thể gom và di chuyển email vào thì cần phải có sẵn thư mục, nhưng mặc định Outlook chưa có nên bạn cần phải khởi tạo theo ý muốn. Để tạo thư mục trong Inbox Outlook rất đơn giản. Bạn thực hiện như sau: Chuột phải lên Inbox => Chọn New Folder => Đặt tên cho thư mục cần tạo => Nhấn Enter là xong. ( Xem hình bên dưới)
3. Thêm quy tắc Rules để tự động phân loại khi nhận được email mới
Để các email về sau có thể được tự động gom và chuyển vào thư mục quản lý mà bạn đã tạo trước đó. Việc cần làm tiếp theo sau khi đã tạo thư mục chứa là bạn phải thêm quy tắc Rules cho email cần phân loại.
Lưu ý:
- From: Tên người hoặc đơn vị gửi (do họ đặt khi cấu hình mail – Nên chọn).
- Subject contains: Chủ đề của email khi họ gửi đến cho bạn.
- Send to: Gửi tới hòm mail nào (Tất nhiên là mail của bạn, nhưng chú ý nếu outlook đang đăng nhập nhiều email bạn cần chọn đúng mail mà mình đang thực hiện Rules)
- Tùy chọn thực hiện các tính năng bạn muốn:
- Display in the new item alert windows: Hiển thị trong cửa sổ cảnh báo mục mới.
- Play a selected sound: Phát âm thanh được chọn.
- Move the item to folder: Di chuyển tới thư mục nào (Quan trọng bạn phải tích chọn ở đây và tiếp tục click vào Select Folder và chọn đúng vào thư mục bạn vừa tạo).
Các bước chi tiết đã được thể hiện trong hình bên trên, bạn làm đúng các bước theo con số đã note trong hình là đã hoàn thành việc tạo quy tắc Rules để di chuyển và gom nhóm các email có cùng chủ đề, cùng nơi gửi, cùng nơi nhận.. vào thư mục phân loại trong Inbox email Outlook. Với các email khác bạn cũng làm tương tự nhé.